12. Excel Printing

Mencetak pada microsoft excel sangat berbeda dengan cara mencetak pada aplikasi lainnya. Microsoft Excel menyediakan banyak opsi untuk mengatur bagaimana file excel Anda akan diprint atau dicetak. Sehingga tidak hanya sekedar Ctrl + P lalu Enter. Maka dari itu perlu pembahasan khusus mengenai cara mencetak pada microsoft excel.

Masalah yang biasa terjadi yaitu hasil print out terpotong dan terlalu besar atau sebaliknya terlalu kecil dan tidak full kertas serta masalah umum lainnya saat mencetak dokumen excel.

Menyesuaikan Margin Halaman Excel

Seperti umumnya mencetak sebuah file dokumen, setelah menentukan jenis ukuran kertas, Anda perlu menyesuaikan batas halaman cetak.

Langkah untuk mengatur margin yaitu:

1. Klik Page Layout

2. Klik Margin

3. Pilih Margin yang diinginkan

4. Pada menu Margin excel sudah menyediakan tiga nilai default margin: Normal, Wide, dan Narrow. Jika Anda membutuhkan untuk menentukan Margin atau batas cetak secara manual, pilih saja menu Custom Margins.

Pada custom margin excel, tampilannya tidak jauh berbeda dengan yang ada di microsoft word. Bedanya yaitu tidak ada Gutter atau penjilidan dan ada tambahan header (bagian atas dokumen yang dibuat sama setiap halaman) dan footer (bagian bawah dokumen yang dibuat sama setiap halaman) yang biasanya digunakan untuk membuat penomoran halaman.

Diatas adalah tampilan custom margin, apabila Anda mencentang opsi ini, maka excel akan mencetak dokumen Anda persis ditengah halaman kertas,

Mengatur Orientasi Halaman

Pada banyak kasus hasil cetak yang terpotong di excel bisa diselesaikan hanya dengan mengubah orientasi halaman cetak menjadi mendatar.

Secara default model halaman cetak pada microsoft excel adalah portrait, vertikal atau berdiri. Namun jika halaman yang akan anda print terdiri dari banyak kolom, Model cetak horizontal, landscape atau mendatar sepertinya akan lebih cocok. Sehingga kolom-kolom yang akan di cetak pada kertas bisa muat dalam ssatu halaman.

Untuk memilih orientasi halaman cetak di excel bisa Anda lakukan:

1. Klik Page Layout

2. Klik Orientation

3. Pilih Orientasi yang diinginkan

Menyesuaikan Page Break (Pergantian Halaman)

Apabila halaman yang akan anda cetak cukup panjang dan terdiri dari banyak baris-baris data, maka dokumen Anda akan terbagi menjadi beberapa halaman. Untuk mengaktifkannya kita gunakan tampilan Page Break View yang bisa kita aktifkan dengan cara klik Icon Page Break View disebelah kiri Zoom. Anda bisa berganti-ganti antara tampilan tersebut dengan cukup klik kiri tampilan yang diinginkan.

Jika Anda perhatikan tampilan page break preview di bawah, Microsoft Excel akan mencetak Print Area yang sudah terpilih menjadi 2 halaman. Yakni bagian yang ada di dalam garis biru. Sedangkan bagian diluar garis tidak akan ikut tercetak. Garis putus-putus pada tampilan tersebut menunjukkan page break atau potongan pergantian halamancetak.

Pada contoh di atas misalnya Anda ingin pergantian halaman dilakukan pada baris ke 32, sehigga data dengan awalan Sulawesi tercetak di halaman ke-2.

Untuk mengatur page break ada 2 cara yang bisa Anda lakukan:

Cara pertama, letakkan kursor tepat pada garis putus-putus lalu tekan klik kiri dan tahan. Kemudian tarik ke arah atas atau bawah sehingga garis tersebut tepat di atas baris ke-32.

Cara kedua,

1. Letakkan kursor pada range atau sel yang ada di baris ke 32.

2. Klik Page Layout

3. Klik Menu Breaks

4. Pilih Add Page break.

Menghapus Page Break Excel

Jika terdapat page break yang berlebihan atau tidak sesuai Anda juga dapat menghapusnya. Langkah untuk menghilangkan Page Break

1. Letakkan kursor pada cell dibawah page break yang ingin di hapus

2. Pilih menu Remove Page Break.

Apabila ingin meghapus semua page break, pilih menu Reset All Page Breaks.

Mengatur Skala Pencetakan

Dalam microsoft excel ada 2 cara penskalaan dalam pencetakan dokumen microsoft excel, yaitu berdasarkan presentase dan berdasarkan jumlah halaman. Secara standar dokumen yang kita buat biasanya sudah berdasarkan presentase, jika dokumen yang sudah diatur jumlah halamannya maka tombol presentasi tidak bisa diatur lagi karena akan diatur secara otomatis oleh sistem. Pengaturan skala dapat dilihat di menu Page Layout

Maksud Height dan Width disini bukan tinggi dan lebar ukuran perhalaman. Namun membagi banyak halaman secara mendatar dan menurun dalam jumlah page/halaman tertentu. Berikut adalah salah satu contoh membuat skala berdasarkan jumlah halaman (saya akan mencontohkan bahwa bagian yang sudah di print area secara mendatarnya akan dibuat 1 halaman):

Bisa kalian perhatikan bahwa presentase menjadi keabu-abuan ketika width kita atur. Jadi jika anda ingin mengatur halaman berdasarkan presentase, cukup mengembalikan ke Automatic dan atur berdasarkan presentase seperti gambar dibawah

Mencetak Dokumen Excel

Tampilan mencetak pada microsoft excel untuk office yang terbaru dengan yang lama mungkin sangat berbeda dalam hal grafis, namun sebenarnya fungsi-fungsi pokoknya tetap sama, hanya ada beberapa tambahan perintah yang sebenarnya sudah ada di menu Page Layout.

Untuk mencetak yang perlu diperhatikan diantaranya

1. Printer yang digunakan: Pastikan printer yang dipilih sama dengan printer yang terhubung dengan komputer, jika tidak silahkan diganti pada pilihan printer di atas.

2. Halaman yang dicetak: Pada kondisi standar, maka semua halaman pada sheet yang aktif akan dicetak. Untuk mengatur pencetakan halaman tertentu dapat dilakukan pada pilihan "Page .... to .... " yang kedua isiannya harus diisi, jadi jika ingin mencetak halaman 7 saja maka keduanya diisi 7. Jika halaman 2 sampai 7 maka from diisi 2 to diisi 7.

3. Jumlah Salinan: Dari halaman yang dipilih berapa salinan yang dibuat, standarnya adalah 1 salinan yang bisa diatur pada bagian Copies/Number of copies

4. Collate: Susunan pencetakan (khusus lebih dari satu salinan) jadi misalnya kita mencetak 3 halaman dengan 3 salinan standarnya urutannya adalah halaman 1 2 3 1 2 3 1 2 3, tetapi kita hilangkan collate/ dijadikan uncolated maka urutannya menjadi halaman 1 1 1 2 2 2 3 3 3

Jika semuanya sudah diatur maka silahkan klik Print/OK