Berkolaborasi Daring

Pada dasarnya file yang telah diunggah di Drive bersifat pribadi, hanya dapat dilihat  dan dimodifikasi oleh pemilik file tersebut. Namun demikian Google Drive memberikan pilihan untuk menyimpan saja atau membagikannya dengan orang lain. Kita tidak perlu membagikannya kepada semua orang, cukup dengan orang tertentu saja yang kita ajak untuk berkolaborasi menggunakan file yang sama pada saat yang sama (real-time). 

Sebelum memulai untuk membagi dan mengolaborasikan file, ada baiknya jika mengetahui berbagai kategori file yang terdapat pada Drive.

• File privat, adalah file pribadi yang dapat diakses hanya oleh pemiliknya.

• File bagi terbatas yang boleh diakses atau dimodifikasi orang lain yang memiliki tautan (link),maupun menggunakan alamat email

• File yang dibagikan dari orang lain.

Membagikan atau tidak sebuah file hanya masalah kebutuhan. Ada kalanya perlu membuat sebuah file menjadi privat atau publik. Pada Bahan Ajar ini dijelaskan bagaimana cara membagikan file dari Google Drive. 

Berbagi file (via email)

Membagikan file pada kategori ini dapat dilakukan dengan langkah sebagai berikut. 

1. Klik kanan file yang ingin kita bagikan, misalnya dipilih file dengan nama "Esai merumuskan Ide"

2. Klik tombol Bagikan (Share).

3. Sebuah kotak dialog akan muncul. Ketik nama atau alamat email orang yang ingin dibagi pada isian Orang. 

4. Atur perizinan orang yang kita bagikan tadi apa saja.  Misalnya orang yang kita bagikan dapat ikut mengedit, hanya berkomentar, ataupun hanya dapat melihat saja. Disesuakan dengan kebutuhan

Berbagi File (via link)

Pilihan lain yang dapat digunakan untuk berbagi file selain menggunakan email adalah menggunakan tautan  (link). Link adalah alamat web untuk file yang ingin dibagikan yang dapat dengan mudah kita bagikan lewat pesan, email, web ataupun media komunikasi lainnya, sehingga siapapun yang mengklik link tersebut akan diarahkan ke file yang diunggah. Membagikan dengan link dapat dilakukan dengan cara berikut.

1. Pilih file yang ingin dibagikan 

2. kemudian klik Dapatkan tautan yang bisa dibagikan (Get shareable link) pada pojok kanan atas.  

3. Maka akan muncul kotak dialog seperti dibawah, pilih pada bagian "restricted/dibatasi", kemudian ganti menyadi "siapa yang memiliki/anyone with the link"

4. Maka link akan berubah menjadi hijau, kemudian atur perizinan orang yang kita beri link dapat melakukan apa saja.  Misalnya orang yang kita bagikan dapat ikut menjadi editor, hanya sebagai pemberi berkomentar, ataupun pengakses hanya  dapat melihat saja. Disesuakan dengan kebutuhan

5. Kemudian kita klik Salin Link. Link tersebut bisa kita bagikan menggunakan media apapun, misalnya: WhatsApp, Facebook, Instagram, Website, ataupun media lainnya yang memungkinkan orang lain melihatnya

Melihat file yang dibagikan 

Seseorang juga dapat membagikan sebuah file kepada. File ini akan muncul pada halaman Dibagikan dengan saya (Shared with me). File yang dibagikan juga dapat ditambahkan ke dalam Drive dengan cara klik Tambahkan tautan ke Drive Saya (Add a shortcut to My Drive). 

Berkolaborasi file 

Setelah file pada Google Drive dibagikan kepada rekan, dan orang lain dapat berkontribusi untuk menyunting file tersebut. Pada contoh ini digunakan jenis dokumen (docs) pada Drive. Endang Wulandari, selaku pemilik file membagikan file dengan cara klik tombol Bagikan (share) di pojok kanan atas untuk mulai mengolaborasikan.

Jika ajakan berkolaborasi diterima (misalnya diterima oleh Harum Nugroho), dapat dilakukan penyuntingan pada satu dokumen dalam waktu bersamaan. Berikut contoh tampilan yang terjadi ketika kolaborasi terjalin.  

Fitur kolaborasi dapat dimanfaatkan, antara lain melakukan diskusi (chatting), memberikan komentar, melihat riwayat revisi file, dsb. Setiap perubahan yang dilakukan oleh kontributor akan terekam pada Drive secara real time. 

Untuk melihat perubahan-perubahan yang dilakukan, klik File kemudian pilih lihat riwayat revisi (See revision history). Pada tampilan ini, akan terlihat riwayat perubahan dokumen, seperti waktu pengubahan, akun yang mengubah, dan kondisi dokumen saat diubah.  

Mengunduh File

File yang telah diunggah dapat diunduh (download) kembali maupun langsung dicetak  (print) secara daring.  Mengunduh file dapat dilakukan dengan cara berikut ini.

1. Buka lokasi file di google drive

2. Klik kanan file yang akan didownload

3. Pilih Download

Selain itu dapat pula mengunduh file yang diinginkan dengan memilih format  file terlebih dahulu.

1. Buka file yang akan diunduh, misalnya pada google docs

2. Pilih menu file

3. Pilih unduh sebagai

4. Pilih format download yang diinginkan, misalnya : Microsoft Word (.docx); Format Open Document (.odt); Rich Text Format (.rft); Dokumen PDF (.pdf); Teks biasa (.txt); Laman Web (.html, zipped); dan publikasi EPUB (.EPUB).  Jika kita ingin format dokumen yang mudah dibuka di berbagai perangkat, dan tampilannya tidak berubah jika dibuka di berbagai platform maka gunakan format PDF, namun dokumen jenis ini sulit untuk dilakukan perubahan isinya.

Mencetak File

Untuk mencetak file pada Drive, prosedurnya sama dengan ketika mencetak pada  Office, yaitu:

1. Buka file yang akan dicetak

2. Klik pada icon Cetak atau tekan (Ctrl +P)

3. Tentukan printer yang digunakan untuk mencetak

4. Pilih pada menu More Setting untuk mengatur ukuran kertas dan setingan lainnya

5. Pilih Cetak (print).