Google Drive

Google Drive merupakan layanan Google yang memungkinkan untuk menyimpan file  secara daring dan mengaksesnya di mana saja menggunakan cloud. Google Drive juga memungkinkan untuk mengakses aplikasi berbasis web secara gratis untuk membuat dokumen, lembar sebar (spreadsheet), presentasi, formulir, gambar, dsb.  Saat ini, Google Drive merupakan salah satu penyimpanan cloud (cloud storage) yang pupuler karena menawarkan 15 gigabyte (15 GB) ruang penyimpanan gratis. Drive tidak hanya digunakan untuk menyimpan file, tetapi juga dapat digunakan untuk membuat, membagipakaikan, dan mengelola file dengan aplikasi yang produktif. 

Untuk menggunakan Drive, perlu dilakukan langkah sebagai berikut.

1. Masuk ke Akun Gmail. Jika belum memiliki Gmail, harus mebuatlah terlebih dahulu (seharusya yang memiliki hp android pasti memilii akun gmail)

2. Setelah masuk ke Gmail, klik Google Apps kemudian pilih Drive, atau juga dapat langsung mengetikkan alamat http://drive.google.com pada browser. 

3. Akan tampil halaman awal Google Drive.  

Setelah sampai ke Google Drive, maka kita akan belajar mulai dari cara mengunggah file dan buatlah folder, sehingga tahu bagaimana cara untuk melihat dan mengelolanya. Namun,  sebelum memulai mengunggah, pahamilah berbagai jenis file yang akan diunggah ke dalam Drive sebagai berikut.

• File yang dapat dimodifikasi, misalnya file yang dibuat menggunakan Office Excel,Office Word, Office Power Point, RTF,PDF, dan file lainnya yang berbasis teks.

• File yang tidak dapat dimodifikasi, misalnya file musik, video, file yang telah dikompres atau arsip yaitu ZIP, RAR, dsb.

Mengunggah File 

Untuk mengunggah file dari komputer ke Google Drive, lakukan langkah sebagai berikut. 

1. Klik tombol Baru (New) kemudian pilih Unggah File(File upload).

2. Pilih file yang ingin diunggah, kemudian tekan tombol Open. 

3. File akan masuk ke dalam Drive. 

Hasil file yang telah diunggah dapat dikelola dengan memanfaatkan folder, caranya  adalah klik tombol Baru dan pilih Folder. Ketik nama folder yang diinginkan. Namun, jika file yang akan diunggah sudah terdapat dalam satu folder, dapat diunggah sekaligus dengan cara memilih Unggah Folder (Folder upload) ketika akan melakukan unggah dimana posisinya tepat dibawah tombol Unggah File. 

Membuat File Baru 

Google Drive memberikan pilihan yang memungkinkan untuk membuat dan mengedit berbagai file dokumen, lembar sebar, presentasi, dsb. Membuatnya cukup mudah, klik tombol Baru (New) kemudian tentukan file yang dibutuhkan, antara lain di bawah ini.

1) Membuat Google Dokumen, untuk membuat dokumen (serupa dengan Microsoft Word). 

1. Setelah klik tombol baru, Klik Google Dokumen.

2. Dokumen baru akan muncul di tab baru.

3. Klik pada tulisan dokumen tanpa judul yang berada diatas Menu File

4. Ganti namanya sesuai dengan nama file yang kita inginkan

5. Tekan enter jika telah selesai. 

6. Sebagai contoh, dokumen ini diberi nama Esai merumuskan Ide.  Maka ketika kita kembali ke tampilan drive akan terdapat file baru bernama Esay merumusan ide

Semua perubahan pada google drive akan tersimpan secara real time, jadi kita tidak perlu menekan tombol Save, seperti pada Microsoft Word

2). Membuat Spreadsheet, untuk menyimpan dan mengorganisasi informasi (serupadengan Microsoft Excel). 

1. Klik Google Spreadsheet, 

2. Modifikasi hingga mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Untuk memberi nama file, cukup mengganti tulisan Untitled spreadsheet dengan nama file yang kita inginkan

3). Membuat Slide, untuk membuat slideshow (serupa dengan Microsoft PowerPoint).

1. Klik Google Slide, maka akan tampil tampilan sebagai berikut. 

2. Modifikasi hingga mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Untuk memberi nama presentasi, cukup mengganti tulisan Presentasi tanpa judul dengan nama file yang kita inginkan

Membuat Google Formulir 

Formulir adalah lembar isian yang digunakan untuk mengumpulkan suatu data atau  informasi. Formulir biasanya berupa kertas dan dibagikan untuk diisi oleh responden, misalnya formulir saran dan formulir lamaran. Data atau informasi yang terkumpul selanjutnya akan dibuat ringkasan hingga tujuan penyebaran formulir tercapai.  Membuat formulir lebih mudah dan lebih hemat dengan memanfaatkan aplikasi yang disediakan secara daring. Uang biaya pencetakan tidak diperlukan. Selain itu tidak perlu menyalin ulang data yang telah ditulis, sebab data langsung diketik pada formulir. 

Google menawarkan sebuah aplikasi formulir daring yang disebut Google Form. Sebagai contoh, kita akan membuat Formulir Pendaftaran Kegiatan Ekstrakulikuler Kelas X pada SMK Terpadu Insani menjadi sebuah formulir daring dengan memanfaatkan Formulir Google. Berikut ini adalah bagian pada formulir tersebut. 

Membuat Formulir Google dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut. 

1. Klik Baru, arahkan ke Lainnya dan pilih Formulir Google (Forms). 

2. Formulir baru akan muncul di tab baru. Arahkan ke Formulir tanpa judul (Untitled form) dan ganti namanya dengan Formulir Kegiatan Ekstrakulikuler Kelas X, SMK Terpadu Insani.  

3. Masukkan Butir Pertanyaan yang kemudian pilih Jenis Pertanyaan yang sesuai.

Untuk menambah pertanyaan, gunakan ikon   Tambah Pertanyaan di sebelah  kanan.  Pada contoh ini, digunakan jenis pertanyaan sebagai berikut. Nama lengkap, menggunakan Jawaban singkat (Short answer).

Nama lengkap, menggunakan Jawaban singkat (Short answer). Jika pertanyaan ini  harus/wajib di isi maka klik icon samping kanan Wajib diisi untuk menggesernya ke kanan supaya aktif

Jenis kelamin, menggunakan Pilihan ganda (Multiple choice). Tambahkan jenis  kelamin Laki-laki pada opsi 1, kemudian tambahkan Perempuan pada opsi dua dengan cara klik Tambahkan opsi (Add option). 

Tempat dan tanggal lahir dipisah menjadi dua yaitu, tempat lahir yang menggunakan  Jawaban singkat dan tanggal lahir yang menggunakan Tanggal (Date). 

Kelas, menggunakan Pilihan ganda (Multiple choice). Pada contoh ini terdiri atas tiga kelas, yaitu: Administrasi perkantoran, Akuntansi, dan Pemasaran. 

Alamat, menggunakan Paragraf (Paragraph) karena terdiri atas teks yang panjang. 

Nomor lengkap, menggunakan Jawaban singkat (Short answer). 

Pilihan ekstrakulikuler, menggunakan Kotak centang  (Check boxes) karena bisa memilih lebih dari satu pilihan. 

Jika kita ingin membatasi jumlah pilihan yg bisa dipilik, berarti  diperlukan penggunaan Validasi data (Data validation) dengan cara klik Selengkapnya (More) di sebelah kanan Wajib diisi.  Lalu atur pengaturan pilihan paling banyaknya sesuai dengan yang kita inginkan

Untuk Alasan , menggunakan Paragraf (Paragraph) karena terdiri atas teks yang panjang. 

• Setelah menentukan butir dan jenis pertanyaan yang sesuai, dapat dilanjutkan dengan memilih tema agar tampilan lebih indah, yaitu dengan cara klik Palet warna (Colour palette). Misalnya dipilih tema sepak bola (14_soccer.png), sehingga tampilan menjadi sebagai berikut. 

• Untuk melihat tampilan form nantinya seperti apa, pilih pilihan pratinjau

• Untuk mengatur setelan tambahan, pilih Setelan

Mengirimkan Formulir

Jika formulir  sudah baik, lanjutkan dengan mengirimkannya kepada peserta responden. Klik tombol Kirim (Send) yang berada di pojok kanan atas. Maka akan muncul tampilan sebagai berikut.  

Terdapat tiga pilihan utama untuk membagikan formulir secara daring, yaitu: 

• Menggunakan e-mail, 

• Tautan (link) <== yang sering digunakan

• Menggunakan tempelan (embed) pada HTML yang  biasanya ditempel pada website. 

Pada contoh di atas, dipilih menggunakan Tautan dan telah diperpendek dengan mencentang Perpendek URL. Tekan tombol Salin kemudian kita tinggal membagikan link tersebut menggunakan aplikasi pesan yang dapat diakses dengan mudah seperti Telegram, WhatsApp, LINE, SMS dsb

Melihat Tanggapan

Apabila pengumpulan data dirasa cukup, data dapat dilihat pada Tanggapan (Responses), yang terdapat di sebelah kanan pertanyaan (Questions). 

• Tanggapan akan tampil pada bagian Ringkasan (Summary). Data tersebut dapat  dilihat secara Individual. 

• Apabila ingin melihat tampilan dalam spreadsheet, klik ikon Spreadsheet. 

• Unduh, cetak, hapus, dan pilihan lain dapat ditemukan dengan cara klik More di sebelah kanannya.

Pencarian File

Setelah mengunggah banyak file pada  Google Drive, mungkin akan dibutuhkan waktu yang lama untuk mencari sebuah file. Untungnya, Drive menawarkan beberapa fitur yang dapat membantu dalam mengelola dan mengaturnya. Mencari file pada Drive dapat dilakukan pada kolom pencarian di Telusuri Drive (Search drive), maka akan ada beberapa jenis file yang muncul. Ketik nama file yang dicari kemudian tekan enter, maka akan tampil beberapa pilihan sesuai kata kunci.

Memilah hasil pencarian

Secara default, file yang diunggah akan diurutkan sesuai dengan yang Terakhir diubah. Selain itu, kita juga dapat mengubahnya dengan pilihan lain misalnya terakhir saya ubah atau terakhir saya buka.  

Menyaring hasil pencarian 

Filter dapat membantu dalam melakukan pencarian lebih spesifik, yang antara lain terdiri atas filter pada jenis, tanggal diubah, pemilik, dsb. Lokasikan kursor di samping kanan menu pencarian hingga muncul tanda panah ke bawah, klik dan tentukan file yang diinginkan. Tekan tombol Telusur (Search) untuk memulai pemfilteran, tekan tombol Setel ulang (Reset) untuk mengatur ulang filter.